Der Datenraum ist nach einem Index gegliedert: Gesellschaftsrecht, Finanzen, Steuern, Verträge, Personal, IT, Immobilien, Umwelt. Bieter erhalten Leserechte, oft ohne Download oder Druck. Fragen laufen über ein Q&A-Modul. Alle Zugriffe und Antworten werden protokolliert und später häufig als Anlage zum Kaufvertrag festgeschrieben.
Für den Mittelständler ist der Aufbau des Datenraums meist der aufwendigste Schritt im Verkauf. Unterlagen liegen verstreut beim Steuerberater, in Ordnern und in Postfächern. Ein vollständiger, sauber geordneter Datenraum verkürzt die Due Diligence und reduziert Kaufpreisabschläge wegen Unsicherheit.
Der Inhalt des Datenraums bestimmt, was der Käufer als bekannt gilt. Viele Kaufverträge schließen Garantieansprüche für offengelegte Sachverhalte aus. Personenbezogene Daten von Mitarbeitern unterliegen der DSGVO und werden geschwärzt oder aggregiert. Hochsensible Daten für Wettbewerber stellen Verkäufer gestaffelt oder in einem Clean Room bereit.
Beispiel
Fiktives Beispiel: Ein Dienstleister mit 80 Mitarbeitern lädt 1.200 Dokumente in 9 Hauptordnern hoch. Drei Bieter stellen in vier Wochen insgesamt 240 Fragen, also durchschnittlich 80 je Bieter. Die Gehaltsliste wird nur anonymisiert nach Funktionsgruppen bereitgestellt.
Virtueller vs. physischer Datenraum
| Merkmal | Virtueller Datenraum | Physischer Datenraum |
|---|---|---|
| Zugang | Ortsunabhängig, parallel | Vor Ort, nacheinander |
| Protokollierung | Automatisch | Besucherliste |
| Kosten | Lizenzgebühr | Räume, Reisen, Aufsicht |
| Heute üblich | Standard | Ausnahme |
Quellen
- Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung), Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union (EUR-Lex)
- Gesetz zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen (GeschGehG), § 2 Begriffsbestimmungen, Bundesministerium der Justiz / gesetze-im-internet.de